Leitfaden
Muss ich meine Mitarbeiter in KI schulen?
Ja. Seit dem 2. Februar 2025 gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz für jeden Anbieter und Betreiber, unabhängig von Größe oder Risikoklasse. Der Omnibus vom 27. Juli 2026 hat die Pflicht im Wortlaut entschärft, nicht abgeschafft.
Was das Gesetz verlangt
Betreiber ist, wer ein KI-System im Rahmen seiner eigenen Zuständigkeit beruflich nutzt. Eine Firma, deren Team ChatGPT, Claude oder Microsoft 365 Copilot für die Arbeit nutzt, ist Betreiber, nicht Anbieter. Der Hersteller ist der Anbieter.
Der Omnibus hat den maßgeblichen Satz am 27. Juli 2026 neu gefasst. Die Pflicht lautet jetzt darauf, „Maßnahmen zur Unterstützung der Entwicklung der KI-Kompetenz“ der Mitarbeitenden und anderer Personen zu ergreifen, die mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Zuvor galt die Pflicht, nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen.
Der Maßstab wurde von einem Ergebnis hin zu einer Anstrengung entschärft. Es bleibt eine bindende rechtliche Pflicht, sie wurde weder wegverlagert noch optional gemacht. Der Omnibus hat klargestellt, dass kein individuelles Niveau garantiert werden muss.
Was als Maßnahme zählt
Der Wortlaut fragt nach Maßnahmen. Die Prüffrage einer Behörde lautet deshalb: Können Sie eine vorweisen? Bauen Sie es so auf:
- Umfang: alle, die im Rahmen ihrer Arbeit KI-Systeme betreiben oder nutzen. Wenn nur das Verkaufsteam Copilot anfasst, beginnen Sie dort.
- Stufung: intensive Nutzer bekommen eine tiefergehende Sitzung, gelegentliche Nutzer die Grundlagen, die Führungsebene eine dreißigminütige Unterrichtung.
- Inhalt: welche Werkzeuge freigegeben sind, die Datenregeln, die Offenlegungsregeln für alles Kundengerichtete, wen man fragt. Eine Seite.
- Format: eine 60-minütige Sitzung plus eine einseitige Regelkarte, wiederholt beim Onboarding.
- Nachweis: das Schulungsprotokoll. Ohne Protokoll gibt es keinen Nachweis.
Sieben Spalten genügen für das Protokoll:
| Spalte | Was eingetragen wird |
|---|---|
| Datum | Tag der Sitzung |
| Format | zum Beispiel 60-Minuten-Sitzung plus Regelkarte |
| Verwendetes Material | zum Beispiel Ressourcen des Service Desks der Bundesnetzagentur |
| Teilnehmende | Rollen und Anzahl |
| Behandelte Inhalte | freigegebene Werkzeuge, Datenregeln, Offenlegungspflichten |
| Nachweis | Anwesenheitsliste, Folien |
| Nächste Auffrischung | zum Beispiel Onboarding plus Jahresfrist |
Der AI Service Desk der Bundesnetzagentur veröffentlicht Material zur KI-Kompetenz für Organisationen und KMU. Kostenlose Hilfe ist vorhanden.
In 30 Tagen erledigt
- Woche 1, Inventar: erfassen, welche KI-Werkzeuge tatsächlich laufen, wer sie nutzt und welche Datenkategorien sie berühren. Der Umfang der Schulung folgt dem Inventar, nicht den Funktionstiteln.
- Woche 2, Rollen und Regeln: für jede Zeile die Rolle festlegen und die Freigabeliste schreiben, inklusive der DSGVO-Rechtsgrundlage für jedes Werkzeug mit Personenbezug.
- Woche 3, schulen: die Zielgruppen stufen, eine 60-minütige Sitzung plus Regelkarte halten, die Führungsebene dreißig Minuten unterrichten.
- Woche 3, protokollieren: Datum, Format, Teilnehmende, Inhalte und Nachweis festhalten. Maßnahmen plus Nachweis von Maßnahmen.
- Tag 21 bis 30, festsetzen: Artefakte in einen Ordner, die Führungsriege fünfzehn Minuten unterrichten, den Rhythmus setzen. Inventar jedes Quartal und bei jedem neuen Werkzeug.
Dazu passend: Fließen personenbezogene Daten in KI-Werkzeuge, ist die DSGVO meist das nähere Risiko. Die vier Prüfungen stehen im Leitfaden KI und Datenschutz. Wie eine Einführung ohne eigene IT-Abteilung läuft, steht in KI einführen ohne IT-Abteilung.
Häufige Fragen
Braucht ein kleines Unternehmen eine KI-Schulung?
Ja. Die Pflicht zur KI-Kompetenz gilt seit dem 2. Februar 2025 für jeden Anbieter und Betreiber, unabhängig von Größe oder Risikoklasse. Kostenlose Unterstützung gibt es beim AI Service Desk der Bundesnetzagentur und über die BMWK-geförderten Mittelstand-Digital-Zentren.
Braucht es ein Zertifikat?
Nein. Die Pflicht lautet auf Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenz, nicht auf ein Zertifikat. Der Omnibus hat klargestellt, dass kein individuelles Niveau garantiert werden muss. Das Artefakt, das die Pflicht erfüllt, ist der Nachweis von Maßnahmen, also das Schulungsprotokoll.
Wer überwacht die Pflicht in Deutschland?
Die Bundesnetzagentur. Sie ist die zentrale Marktüberwachungsbehörde für den AI Act in Deutschland, die einzelstaatliche Anlaufstelle und die zentrale Beschwerdestelle. Grundlage ist das KI-MIG, in Kraft seit dem 29. Juli 2026.
Was passiert ohne Schulung?
Artikel 99 der KI-Verordnung legt Bußgeldstufen für benannte Pflichten fest, etwa die Betreiberpflichten aus Artikel 26 und die Transparenzpflichten aus Artikel 50. Ein Bußgeld für fehlende KI-Kompetenz-Maßnahmen nennt er nicht ausdrücklich. Das deutsche KI-MIG ergänzt nationale Bußgelder von bis zu 50.000 EUR für bestimmte Verstöße. Was Sie in jedem Fall schützt, ist das Schulungsprotokoll: der Nachweis, dass Sie Maßnahmen ergriffen haben.
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Zuletzt aktualisiert:
Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung.